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相手に伝わりやすいメッセージを作成する12のステップ

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「自分で文章を書くのが苦手」という、個人経営者は意外と多いです。

みなさん、「伝えたい内容」はあっても「どうやって伝えたら良いのか」が明確になっていないことがほとんど。

だからこそ、私のような人間がいるのですが、私はお客さんには「あなたのお店の魅力を一番わかっているのはあなた自身ですよ」と伝えるようにしています。

もちろん、それが押し売りになってしまってはダメなのですが、一番良いのは、あなたが思う、あなたのお店のウリをしっかりと発信し、それに共感した人が来店してくれることですよね。

だから、我々のようなセールスライターやコンサルタントが代筆するよりも、あなた自身が伝えた方が、より伝わりやすいことは確かなのです。

「じゃあ喋ればいいんだ」ということではありません。

喋るにしても、何をするにも、文章を書くというのは、情報を発信する上で基礎中の基礎となります。

そこで今回は、文章を書く上で大切な、12のステップをご紹介します。
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文章を書く上で大切な12のステップ

文章を書くことが苦手な人は、メッセージに一貫性が無いという特徴があります。

そこで、書くときは次の12ステップを意識して構成を考えてみましょう。

  1. 目標を決める
  2. アイデアを構成する
  3. 証拠を探す
  4. 整理する
  5. 伝える相手を決める
  6. 感じたことをそのまま書く
  7. 一晩寝かせる
  8. 編集する
  9. 見出し・タイトルをつける
  10. 第三者に見てもらう
  11. 読みやすさを確認する
  12. 読者目線に立っているかを確認し、発信する

それぞれ解説しましょう。

1.目標を決める

まずは、そのメッセージを発信する目標を明確にしましょう。

目標とは、「これを受け取った人に、どんな行動を取ってもらいたいのか」を決めるということです。

商品を購入して欲しいのか、来店して欲しいのか、メルマガなどに登録して欲しいのか。
ここを設定することで、最後にどのようなメッセージを伝えるのかがなんとなく明確になります。

2.アイデアを構成する

発信するアイデアは、あなたの中にあるものを一旦咀嚼して、よりわかりやすいようにしましょう。

なぜ伝えたいのか、伝えることでどのようなメリットがあるのかなど、読者にとって輸液な理由を書き出します。

そして、伝えた方が良いアイデアに絞って、メッセージを書くようにしましょう。

3.証拠を探す

アイデアが決まったら、そのアイデアに関する証拠を集めます。

公共機関が発表しているデータや、タイムリーなニュースなどを引用することが大切です。

あなたの知識は優れたものですが、あなたが何者かわからない人にとっては、その情報が信用に足るかどうかの判断ができません。

そこで、しっかりと証拠を提示することで、あなたのアイデアが、誰にでも当てはまることだとわかってもらう必要があるのです。

4.整理する

メッセージを作成する素材が揃ったら、ここでようやくそれをどんなメニューにするのか考えます。

発信するメッセージは1つに絞り、どのようにまとめるのか情報を整理しましょう。

5.伝える相手を決める

メッセージを伝える相手は、たった一人を想定します。
ペルソナですね。

設定したペルソナに対して、全てのメッセージは伝えるようにします。

当然、言葉遣いも、ペルソナに入りやすい言葉を選ぶようにしましょう。

6.感じたことをそのまま書く

ここから実際にメッセージを作成するわけですが、ここでは誤字脱字や改行などを気にせずに、あなたの知識を全て書きます。

まさに、殴り書きという状態です。

メッセージを作る作業と編集する作業は、全く別の能力になります。

なので、まずはあなたの情報を全て文字にするということが重要なのです。

7.一晩寝かせる

殴り書きの状態で、とりあえず伝えたいことを書き出したら、一晩寝かせます。

メッセージを書き出したすぐ後に編集しようと思っても、脳のチャンネルをうまく切り替えることができません。

また、一晩寝かせることで、脳が勝手に編集作業をしてくれるので、翌日に見ると「これはいらない」という部分が多々出てきます。

時間に余裕があれば、一晩寝かしてじっくり熟成させることが重要です。

8.編集する

翌日、また文章を見直し、ここから編集に入ります。

文章の順序を入れ替えたり、言葉を変えてみたり、発信する内容は全て書きだしたはずなので、あとはそれを修飾していく作業です。

当然、その過程で新たに書き足したいことがあれば、加えて構いません。

9.見出し・タイトルをつける

メッセージが書き終わったら、見出しやタイトルをつけます。

特に、タイトルはとても重要。そのメッセージを読みたい!と思わせる必要がありますから。

見出しに関しては、もっと早い段階でつけても構いません。

ちなみに私は、アイデアを整理した際に、なんとなく見出しを決めて、それに沿ったメッセージを書くようにしています。

10.第三者に見てもらう

自分以外の客観的な目線で見てもらうことができれば、さらにメッセージの伝わる可能性が高くなります。

一番は、文章の専門家ですが、そういう人はなかなかいないでしょう。

ペルソナに近い人に見せてみることも良いでしょう。

11.読みやすさを確認する

読みやすさを再確認しましょう。

これは、音読することをお勧めします。

音読していて、言葉が出ずらかったり、つっかえてしまうような表現や言葉遣いは直した方が良いでしょう。

12.読者目線に立っているかを確認し、発信する

で、最後に発信します。が、発信するときは必ず「どんな行動をして欲しいか明確にして」伝えるようにしましょう。

最初の目標ですね。

メッセージを受け取った人に、どんな行動をして欲しいのか、あなたが明確に伝えなければ、読者は路頭に迷ってしまいます。

と、以上12ステップを意識して、メッセージを作ると伝わりやすいメッセージを作ることができます。

最初はうまく書けないでしょうが、何回も書くことが大切です。

私も、毎日ブログとメルマガを書くことで訓練しているので、メルマガも購読してもらえるととても嬉しいです。
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年収アップしたい会社員の“本当にやりたいこと”で複数の収入源をつくる『複業プロデューサー』。

専門学校卒業後、都内で雑誌編集者として約5年勤務した後、Uターンで静岡へ。

その後、広告代理店の営業に転職するも、テレアポが苦手すぎて会社を転々とする。

「テレアポしない営業」を模索する中でマーケティングと出会い、マーケティングを利用した反響営業で、当時の会社の売上を前年比150%アップさせるも、社長が別の事業で失敗し、倒産。

その経験から、会社員でいることにリスクを感じ、『複業』として、給料以外に収入源を複数持つことを意識するようになる。

現在は、会社員として勤務しつつ、Webライターとして各種媒体への寄稿、そして会社員の複業プロデュースから集客コンサルティングを行い、選択肢と自由を持つ会社員を1000人輩出することを目標として活動中。

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